Manajemen File

Manajemen File

1 Pengertian Manajemen File

Apa itu manajemen file? Pengertian Manajemen File adalah sebuah metode dan struktur data yang digunakan oleh sistem operasi pada komputer untuk mengatur dan mengorganisir file yang ada pada disk atau partisi disk.Sedangkan file system adalah partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file di dalam komputer dengan cara tertentu.

Pengertian manajemen file secara umum dapat juga diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, penggrafikkan, klasifikasi, dan sejenisnya untuk kemudahan dalam berorganisasi atau berbisnis.Manajemen file ini sangat penting bagi perusahaan karena sewaktu-waktu pasti dibutuhkan. Hal ini juga untuk memudahkan yang bersangkutan untuk menggunakannya.Filing ini juga sering digunakan sebagai ingatan seorang operator komputer atau manajer dalam kegiatan bisnis di sebuah perusahaan.

2 Manfaat Manajemen File

 1.Meminimalisir Resiko Kehilangan File

File di dalam komputer bisa saja tidak sengaja terhapus. Dalam banyak kasus, kejadian tidak sengaja menghapus file ini bisa sangat merugikan.

2.Memudahkan Pencarian File

Penyimpanan file dalam sistem operasi komputer bisa dilakukan dengan teratur, baik penamaan file maupun letak file. Hal ini akan memudahkan pencarian seseorang ketika akan menggunakan kembali file tersebut.

3. Mengetahui File Yang Tak Terpakai

Ada kalanya file yang disimpan sudah tidak diperlukan lagi. Untuk menghemat kapasitas penyimpanan maka kita bisa . Fungsi Sistem Manajemen File

Komputer dapat menyimpan file di beragam media penyimpanan seperti optical disk, magnetic tape dan magnetic disk. Agar computer dapat digunakan dengan nyaman maka computer harus menyediakan pandangan yang logic seragam dalam hal penyimpanan informasi atau data. Sistem informasi menyembunyikan properti-properti fisik dari penyimpana fisik dengan mendefinisikan unit penyimpanan logic yang disebut file. File-file dipetakan ke perangkat fisik oleh system operasi. Perangkat fisik ini bersifat nonvolatile, sehingga isinya tetap bertahan setelah system computer dimatikan mengakhiri satu sesi layanan system computer

   File adalah koleksi yang diberi nama dari sebuah informasi yang direkam pada penyimpanan sekunder. File mempunyai sifat sebagai berikut :

a. Persistance

Informasi dapat bertahan meski proses yang membuatnya berakhir atau satu daya dihilangkan. Dengan property seperti ini maka file yang didapat dari hasil proses dapat dijaga dan digunakan pada masa yang akan datang.

b. Size

Setiap file memiliki ukuran, terkadang file mempunyai ukuran yang sangat besar sehingga       memungkinkan membutuhkan tempat penyimpanan yang sangat besar pula.

c. Sharability

 File dapat digunakan diberbagai proses yang mengakses informasi secara konkruen.

3. Sasaran Sistem Manajemen File

     Pengolahan file adalah kumpulan perangkat lunak system yang menyediakan layanan-layanan berhubungan dengan penggunaan file ke pemakai dan atau aplikasi. Satu-satunya cara pemakai atau aplikasi mengakses file adalah lewat system file. Pemakai atau pemrogram tidak perlu mengembangkan perangkat lunak khusus untuk mengakses data dimasing-masing aplikasi. Sistem telah menyediakan pengendali terhadap asset penting itu.

      Memenuhi manajemen data bagi pemakai (Grosshan[GRO-86]), kebutuhan manajemen data bagi pemakai untuk memberikan kemampuan melakukan operasi-operasi sebagai berikut :

- Menampilkan seluruh record data (Retrieve all)

- Menampilkan satu record data tertentu (retrieve one)

- Menampilkan satu record data berikutnya (retrieve next)

- Menampilkan satu record data sebelumnya (retrieve previous)

- Menyisispkan satu record data (insert one)

- Menghapus satu record data tertentu (delete one)

- Memperbaharui satu data tertentu (update one)

- Memperbaharui beberapa record tertentu dalam suatu criteria (update few)

Optimasi kerja (Grosshan[GRO-86]), yaitu : menurut system yaitu meningkatkan jumlah throughput keseluruhan. Menurut pemakai yaitu cepatnya waktu tanggap.

4. Fungsi Manajemen File

Beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan manajemen file :

1. Penciptaan, modifikasi dan penghapusan file

2. Mekanisme pemakaian file secara bersama

Menyediakan beragam tipe pengaksesan terkendali seperti :

- Read access (kendali terhadap akses membaca)

- Write access (kendali terhadap akses modifikasi)

- Execute access (kendali terhadap akses menjalankan program)

- Dan beragam kombinasi lain

3. Kemampuan back up dan pemulihan (recovery) untuk mencegah kehilangan karena   kecelakaan atau dari upaya penghancuran informasi.

4.  Pemakai dapat mengacu file dengan nama simbolik (symbolic name) bukan menggunakan  penamaan yang mengacu perangkat fisik

5.  Pada lingkungan sensitive dikehendaki informasi tersimpan aman dan rahasia

Lingkungan seperti : electronic fund transfer system, criminal record system, medical record system, dsb

System file menyediakan enkripsi data (merubah data menjadi symbol tertentu) dan dekripsi (pembukaan file bersandi rahasia) untuk menjaga agar data hanya dapat digunakan oleh pemakai yangdiotorisasi saja.                                                                                                                         6. System file harus menyediakan antarmuka (interface) yang bersifat user-frendly

System file harus menyediakan : pandangan secara logic (logical view) bukan pandangan secara fisik (physical view) terhadap data, fungsi dapat dilakukan terhadap data.

5. Arsitektur Pengolahan File

Pengolahan file biasanya terdiri dari :

1. System akses :barkaitan dengan bagaimana cara data yang disimpan pada file akses

2. Manajemen File : berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file

   3.Manajemen Ruang penyimpanan : berkaitan dengan alokasi tempat penyimpanan file              diperangkat penyimpanan

4. Mekanisme integritas file : berkaitan dengan jaminan informasi pada file tidak terkorupsi

Program dapat mengakses file pada umumnya melalui system basis data (DBMS)atau fasilitas yang disediakan Sistem Operasi. Umumnya Sistem Operasi menyediakan manajemen file, manajemen penyimpanan file dan mekanisme integrasi. DBMS umumnya memuat bagian database engine, diataranya berisi mekanisme integrasi dan system akses.

DBMS menggunakan fasilitas yang disediakan system operasi untuk memberikan layanan-layanannya. Mekanisme integrasi merupakan masalah yang dilakukan ditingkat system operasi maupun di DBMS. Hanya system operasi tertentu, yaitu siste operasi yang dikhususkan untuk basisdata yang secara langsung menyatukan system akses di system operasi. Hal ini dilakukan untuk memperoleh kinerja yang lebih bagus. Sebagian besar system operasi hanya menyediakan pengelolaan file yang akan digunakan peragkat lunak aplikasi diatasnya

Pengolahan file melibatkan banyak subsistem penting di system computer, yaitu :

1. Manajemen perangkat masukan/keluaran di system operasi

Device driver, merupakan lapisan terbawah. Device driver berkomunikasi dengan perangkat secara langsung. Device driver bertanggung jawab memulai operasi masukan/keluaran dan mengolah penyelesaian permintaan masukan/keluaran. Pada operasi file perangkat yang sering digunakan adalah disk dan tape. Device driver merupakan bagian dari manajemen masukan/keluaran.

2. System file di system operasi

System file dasar,atau tingkat masukan/keluaran fisik merupakan antarmuka utama dengan perangkat keras. Lapisan ini berhubungan dengan blok-blok data yang dipertukarkan antara system dengan disk dan tape. Lapisan ini berfungsi dalam penempatan blok-blok datadiperangkat penyimpanan sekunder dan buffering blok-blok data itu di memori utama. Lapisan ini tidak berhubungan dengan isi data auat struktur file.

Abstraksi file dan direktori, system file memberikan abstraksi ke pemakai berupa file dan direktori. Pemakai maupun proses tidak perlu lagi berhubungan dengan blok-blok data melainkan beroperasi terhada abstraksi file dan/atau direktori.

Operasi-operasi terhadap file dan direktori, kumpulan system call dan/atau pustaka untuk manipulasi file dan direktori.

3. System akses dan/atau system manajemen basis data

System Akses,metode kases merupakan lapisan terakhir. Metode ini menyediakan antarmuka standar antara aplikasi dengan system file secara perangkat yang menyimpan data. Metode pengaksesan yang berbeda merefleksikan struktur file berbeda dan cara-cara pengaksesan dan pengolahan yang berbeda.

Metode pengaksesan yang paling dikenal adalah :

1. File pile (pile file)

2. File sekuen (sequential file)

3. File sekuen berindeks (indexed-sequential file)

4. File berindek majemuk (multiple-indexed file)

5. File ber-hash (hashed file)

6. File multiring (multiring file)

6. Sistem File

Konsep terpenting dalam system operasi adalah file dan direktori. Pemakai memanipulasi data dengan merujuknya sebagai file atau direktori. Pemakai tidak dibebani dengan masalah penyimpanan, manipulsi perangkat dan sebagainya.

File : abstraksi penyimpanan dan pengambilan informasi didisk. Abstraksi ini membuat pemakai tidak dibebani cara dan letak penyimpana informasi, serta mekanisme kerja penyimpanan data.

Terdapat beragam pandangan mengenai file 

a. Pandangan pemakai

Terhadap file pemakai berkepentingan memahami hal-hal berikut :

- penamaan file

pemakai mengacu file dengan nama simbolik. Masing-masing file pada system harus mempunyai nama yang unik agar tidak ambigu. Penamaan file mutlak dengan menyertakan nama direktori tempat file, sebagai nama awal harus memberikan nama yang unik untuk semua file di system. Tidak boleh memberikan nama file yang sama dalam satu direktori.

Penamaan file berbeda sesuai direktori. Terdapat aturan dalam penamaan file :

• system yang case-sensitive, yang membedakan antara huruf kecil dan besar. Ex: LINUX/UNIX

• system case-sensitive tetapi tidak membedakan antara huruf besar dan kecil. Ex : DOS

“sekarang penamaan file cenderung menggunakan nama yang panjang karena lebih deskriptif”

- tipe file

terdapat tiga tipe file pada system operasi :

1. regular : file regular beridi informasi, terdiri dari file ASCII dan biner. File ASCII berisi baris teks, sedangkan file biner adalah file bukan file ASCII. Untuk file biner eksekusi (exe) mempunyai struktur internal (layout) yang hanya diketahui system operasi tertentu. Untuk file biner hasil program apliksi, struktur internal hanya diketahui program aplikasi tersebut.

2. Direktori : file direktori merupakan file yang dimikili system untuk mengelola struktur system file. File direktori merupakan file berisi informasi mengenai file didirektori.

3. Special : merupakan logic perangkat masukan/keluaran. Perangkat masukan/keluaran dapat dipandang sebagai file. Pengguna dihindarkan dari kerumitan operasi perangkat maukan/keluaran.

File special terbagi menjadi dua, yaitu :

• file special karakter : berhubungan dengan perangkat masukan/keluaran aliran karakter. File ini memodelkan perangkat masukan/keluaran seperti : terminal, printer, port jaringan, modem, dan perangkat bukan penyimpanan skunder.

• File special blok : berhubungan dengan perangkat masukan/keluaran sebagai kumpulan blok-blok data.

- atribut file

informasi tambahan mengenai file untuk memperjelas dan membatasi operasi-operasi yang dapat diterapkan. Atribut digunakan untuk pengelolaan file. Contoh atribut-atribut pada file[TAN-92] : protection, password, creator, owner, read-olny flag dll.

- perintah-perintah untuk manipulsi file.

Merupakan perintah yang dapat diberikan pemakai dibaris perintah ke shell (command interpreter). Perintah tersebut dapat dikategorikan menjadi :

• menciptakan file

• menghapus file

• mengcopi file

• merubah nama file

• dan manipulasi yang lain.

- Operasi pada file.

Operasi-operasi pada file yang sering diimplementasikan system operasi [TAN-92] : create, delete, open, close, read, write, append, seek, get attributes, set attributes, rename.

b. Pandangan pemrogram à Pemrogram perlu memahami operasi-operasi terhadap file

c. Pandangan perancang system à Implementasi pengelolaan file

2. Direktori : berisi informasi mengenai file. Kebanyakan informasi berkaitan dengan penyimpanan. Direktori adalah file, namun dimikili system operasi dan dapat diakses dengan rutin di system operasi.

Meski beberapa informasi direktori tersedia bagi pemakai atau aplikasi, informasi itu umumnya disediakan secara tidak langsung. Pemakai tidak dapat mengakses direktori secara langsung meski dalam mode read only.

Pandangan Pemakai : direktori menyediakan pemetaan nama file ke file. Informasi terpenting pada direktori berkaitan dengan penyimpanan termasuk lokasi dan ukuran penyimpanan file. Pada system bersama (shared system ), informasi yang penting adalah informasi pengendalian akses file. Satu pemakai adalah pemilik file yang dapat member wewenang pengaksesan ke pemakai-pemakai lain.

Aturan penamaan direktori mengikuti aturan penamaan file karena direktori merupakan file khusus. Beberapa konsep penting yang dipahami oleh pemakai :

• Hirarki direktori

Kebanyakan system menggunakan hirarki direktori atau berstruktur pohon. Terdapat satu direktori master (root) yang didalamnya terdapat subdirektori-subdirektori. Subdirektori dapat memuat subditerktori berikutnya, demikian seterusnya. Penamaan direktori sama aturannya dengan penamaan file, karena direktori merupakan file yang memiliki arti khusus.

3. Jenis-jenis aplikasi perangkat lunak pengolah kata

1. Star Office Writer

Star Office Writer adalah software pengolah kata yang multi platform,artinya dapat dijalankan diberbagai sistem operasi, termasuk Linux, Solaris, Unix, dan Windows.

Kelebihan dari Star Office Writer adalah mempunyai banyak contoh memo, faks, surat, resume, dan dokumen untuk mempermudah pekerjaan dengan cara memanfaatkan contoh-contoh tersebut. Selain itu harganya murah. Software ini dapat mengkonversi file dokumen Microsoft Word dan WordPerfect.

Program ini memiliki kesamaan dengan Microsoft Word, namun ada perbedaannya yakni terletak pada file ekstensinya. Jika, Ms. Word menggunakan file ekstensi *doc, StarOffice Writer menggunakan file ekstensi *odt. Hanya saja file ekstenisi *odt masih bisa dirubah ke *doc. Program StarOffice dapat berjalan di OS Windows dan MC.Os (Apple).

 

Gambar Star Office Writer

Kelebihan Star Office Writer 

Powerfull dan Full Features.Memiliki banyak aplikasi.Integrasi aplikasi office.Kompatibel dengan Ms. Office.Starwriter dapat digunakan untuk membuka dan mengedit file dengan ekstensi rtf, doc, dll.StarImpress dapat digunakan untuk membuka dan mengedit file presentasi dengan ekstensi ppt.Harga murah (kita cukup keluar uang untuk membeli CD atau koneksi internet untuk men-download tanpa perlu membayar lisensi untuk penggunaan non komersial).Lebih Stabil dan tahan virus (StarOffice versi Linux) karena berjalan dalam platform sistem operasi Linux. 

Kekurangan star office writer

Lambat ketika dijalankan pertama, karena StarOffice merupakan integrasi kumpulan program aplikasi, sehingga jika dijalankan maka StarOffice akan memanggil program-program aplikasi yang merupakan suite officenya.

2. Open Office.Org Writer

OpenOffice.Org writer adalah software pengolah kata yang hampir sama dengan Microsoft Word. Software ini sudah dilengkapi dengan Fitur-fitur modern seperti Auto Correct, Auto Complete dll. Software ini juga dapat membuka dokumen yang dibuat dari Microsoft Word dan juga Open Source. sampai saat ini mungkin masih banyak yang menggunakan software ini. Dapat dijalankan di berbagai platform sistem operasi, seperti Windows, Linux, Solaris, dan Mac Os.

Hampir sama dengan Ms.Word. Bedanya Open Office dikembangkan dengan lisensi GPL (General Public Licensi), sehingga dapat didistribusikan secara bebas. Open Office dilengkapi fitur  bawaan “export as PDF”, sehingga file yang telah kita ketik bisa diubah langsung ke PDF tanpa repot-repot menginstall Adobe Acrobat.

 

Gambar Open Office.Org Writer

Kelebihan Open Office.Org Writer

RinganDapat membuka format dari MS Word tipe apapun termasuk tipe .docx.Dapat mengkonvert ke bentuk .pdf secara langsung seperti save as biasa.Memiliki lebih banyak tipe file untuk penyimpanan (dapat menyimpan file dalam format yang dimiliki MS Word 2007).

Kekurangan Open Office.Org Writer

Jika membuka file dari tipe .docx sering kali formatnya berubah.Jika menyimpan ke bentuk .rtf, setelah dibuka di MS Word formatnya juga berubah.Peletakan panel (tombol) untuk mengedit spasi sulit ditemukan.Untuk membuat page break seperti di word susah ditemukan panel (tombol)nya.Tidak dapat mempublish tulisan ke blog.Tidak bisa menggunakan equation untuk menulis rumus.

3. AbiWord

AbiWord mendukung fitur pengolah kata dasar seperti daftar, indentasi dan format karakter, dan fitur lebih canggih termasuk tabel, gaya, header dan footer halaman, catatan kaki, template, multiple views, kolom halaman, spell checking, dan memeriksa tata bahasa. 

AbiWord adalah perangkat lunak bebas pengolah kata (word processor) yang mirip dengan Microsoft Word word dan OpenOffice.org writer. Ia sangat cocok digunakan untuk melakukan tugas-tugas pemrosesan kata. Program yang diklaim ringan ini pertama kali dikembangkan oleh Abisource.inc sebelum kemudian diintegrasikan kedalam GNOME Office. Ia mampu membaca format dokumen .doc, .sxw, dan beragam format dokumen umum lainnya.

Dimulai dengan versi 2.8.0, AbiWord termasuk plugin kolaborasi yang memungkinkan integrasi dengan AbiCollab.net, layanan berbasis web yang memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja pada dokumen yang sama secara real time, dalam sinkronisasi penuh. Untuk Presentasi AbiWord, yang dapat mempermudah menampilkan presentasi yang dibuat dalam AbiWord pada "layar" halaman, fitur lain yang tidak sering ditemukan dalam pengolah kata.

AbiWord juga dikembangkan dengan lisensi GPL, sehingga software ini adalah software Open Source/freeware. Aplikasi ini tersedia pada perangkat Android sebagai bagian dari paket NOROOT Ubuntu dari Google Play Store.

 

Gambar AbiWord

Kelebihan AbiWord

Multi Platform [produk keluaran dari pabrik/perusahaan yang dikeluarkan untuk banyak sistem operasi / lebih dari satu]Open SourceUkurannya relatif lebih kecilMemory requirement pun cukup kecilTersedia dalam bentuk portable (untuk Windows)Fitur-fitur AbiWord terintegrasi dengan layanan AbiCollab.net yang memungkinkan User untuk menyimpan dokumen secara online dan berbagi dokumen dengan teman.

4. Microsoft Office Word 2007

Ms Word atau Microsoft Word adalah Software pengolah kata yang dibuat oleh perusahaan perangkat lunak terbesar di duniaMicrosoft Corp. Software ini satu paket dengan Ms Excel, Ms PowerPoint, dll. Kemudian kumpulan software ini dinamakan Microsoft Office.

Ms Word merupakan program pengolah kata yang paling sering digunakan karena Word mempunyai kemampuan yg sangat handal untuk membuat berbagai jenis dokumen.